Преди двайсет години Ерин О’Хара Майер работеше като секретарка, пишеше възможно най -бързо, за да бъде в крак с взискателния шеф, който също така изискваше от нея да направи сутрешното кафе, да насрочи всичките му срещи и да избяга дрехите му на сухо чистачи.


Тези дни О'Хара Мейер е президент на Административно превъзходство, национална обучителна и консултантска фирма, специализирана в личното и професионалното развитие на административните специалисти. По едно време всички административни специалисти/специалисти по поддръжката щяха да бъдат наречени секретари, а дори и най -опитните обикновено бяха държани извън ръководните роли. Но сега пейзажът се е променил и опитните административни професионалисти могат да станат офис мениджъри, които се справят с всичко необходимо за поддържане на компанията. Въпреки че точната характеристика на длъжността се променя с всеки работодател, задълженията могат да включват обучение на персонал по най -новите софтуерни програми, провеждане на интервюта или съкращаване на служители, балансиране на бюджета и обработка на задълженията за заплати.

„Изминахме дълъг път“, казва О’Хара Майер. 'И ние все още се развиваме, все още се променяме, но с промяната на корпоративния свят се променят и ролите и задълженията.'

„Офис мениджърите често са подходящи за много въпроси, както лични, така и професионални“, казва тя. „Не е необичайно ОМ да бъде съветник, ръководител, ментор, родител и Ан Лендърс, събрани в едно. ОМ са едни от най -критичните и видими служители, защото тяхната работа засяга почти всеки аспект на бизнеса. Следователно те често определят тона и културата на организацията само със своите усилия. “

През своите 25 години в бизнеса, Марни Хокенберг и Лиса Ваймелт, собственици на The Hiring Experts, също са видели еволюцията.


„Ролята на офис мениджъра се промени драстично“, казва Хокенберг. „Отминаха дните да си пратеник и ръководител на задачите. Днешният офис мениджър трябва да мисли и да действа като генератор на приходи. Ефективният офис мениджър трябва да бъде здраво свързан с ръководния екип, но все пак да бъде достъпен, за да чуе идеите и предложенията на подчинените си. Събирането на информация, създаването на решения, представянето и прилагането на планове за действие са умения, които офис мениджърът трябва постоянно да демонстрира. “

Необходими умения


Офис мениджърите играят неразделна роля в много бизнеси. Weimelt казва, че офис мениджърите трябва да „измислят“, за да бъдат партньори с ръководителите, които ръководят днешните компании.

„Стойността на офис мениджъра са техните идеи, които спестяват разходи, увеличават печалбите, помагат на клиентите директно или мотивират служителите да увеличават печалбите на компанията“, казва тя.


Джим Линч, изпълнителен директор на Асоциацията на професионалните офис мениджъри, казва, че следните черти са ключови за успешен офис мениджър:

  • Владеене на текущи технически програми:Това включва MS Word, Excel, Access, управление на уеб и др. Също така е важно да се разберат сложните телефонни системи, копирни центрове и оборудване, софтуер за изпращане на факсове, резервни копия на компютри, мобилни телефони и КПК.
  • Познаване на човешките ресурси:Това е особено важно в по -малки или нововъзникващи офиси, където офис мениджърите трябва да следят законите, разпоредбите, безопасността и/или индустриалните разпоредби и може да бъде първата спирка в процеса на интервю за много служители.
  • Умения за управление на проекти:Възможността за управление на специални проекти, като офис дизайн или офис премествания, е необходимост. Офис мениджърът може да е единственият човек, който познава всички аспекти на такива проекти, което му позволява да идентифицира спестяванията и да сведе до минимум смущенията за други работници.

Офис мениджър с всяко друго име

Докато задълженията са се развили и длъжностните характеристики са се променили, заглавията варират значително за тези длъжности в зависимост от типа организация, казва Линч.

„Малките и средните офиси, които не са достатъчно големи, за да имат отделни човешки ресурси, информационни технологии и отдели за договаряне, често ще имат някой, отговарящ за управлението на офиса“, казва Линч. „Офис мениджмънтът е широка класификация на длъжностите и някои по -малки офиси могат да разчупят задълженията на офис мениджър сред многобройния административен персонал. Заглавието & lsquo; офис мениджър 'не е еднакво за всяка компания.'


Заглавията за тази роля включват специалист по администрация, мениджър на административни услуги и вицепрезидент по операциите.

Повече информация

Разгледайте тези уеб сайтове, за да научите повече за кариерата на офис мениджър:

За повече информация и съвети, които да ви помогнат да напреднете в административната си кариера, вижте всички наши съвети за администраторски специалисти.